In gesprek met Ynske van der Meer, verantwoordelijke voor HR en Sales & Relatie binnen Edin.
‘Geen inhoudsloze nieuwsbrieven en een overkill aan e-mail meer’
Edin is het eerste particuliere en commerciële dentale cursusinstituut van Nederland. Volgend jaar vieren ze hun 25-jarig jubileum. Inmiddels is Edin uitgegroeid tot een professioneel instituut met een vaste kern van 35 docenten. Het cursusinstituut is nu ruim een half jaar actief op DentalPlek met hun eigen platform voor kantoormedewerkers en docenten.
Contact onderhouden met docenten
Ynske: “De docenten met wie we werken, zijn allemaal parttime docent. Daarnaast zijn ze actief in het vak dat ze doceren. Doordat ze zelf actief zijn in de praktijk kunnen ze studenten heel gericht begeleiden. Docenten zijn dus of aan het werk in hun praktijk of op locatie voor een training. Op kantoor komen ze bijna nooit. Voor ons, medewerkers op kantoor, was het heel lastig om het docententeam betrokken te krijgen en te houden. Maar, niet alleen wij willen informatie kwijt aan de docenten. Ook andersom willen zij hun verhaal aan ons kwijt. We zetten verschillende middelen in: e-mail, WhatsApp en nieuwsbrieven, maar het gewenste resultaat bleef uit. Persoonlijk liep ik er tegenaan dat als ik iets wilde delen, ik nog niet voldoende ‘nieuws’ had om een nieuwsbrief te versturen. Maar weer een e-mail verzenden zou gezien kunnen worden als spam. Dilemma’s, haha. Als oplossing hiervoor zijn wij 28 april van dit jaar gaan werken met ons eigen platform op DentalPlek.”
Positief effect van DentalPlek
“DentalPlek kwam voor ons op het juiste moment en biedt dat waar we naar op zoek waren. Het aantal communicatieplatforms en apps groeit op het moment flink, maar veel zijn gericht op grote bedrijven. DentalPlek is ook geschikt voor kleinere organisaties, zoals Edin. Een bijkomend voordeel is dat DentalPlek (en ‘moeder’ MedicPlek) gericht is op de zorg, waardoor al een aantal docenten met DentalPlek werkten in hun praktijk. Dat is natuurlijk ideaal.
“Mijn collega Simone Vonk en ik zijn verantwoordelijk voor DentalPlek binnen Edin. Voor ons is het grootste voordeel van DentalPlek dat we direct iets kunnen delen wat bij ons opkomt. Wij zijn het dan kwijt. Collega’s kunnen op hun beurt zelf bepalen op welk moment ze informatie tot zich nemen en reageren. Andersom is dit natuurlijk ook het geval.”
“We hebben op het platform groepen aangemaakt voor de verschillende functies. Ook hebben we groepen gebaseerd op de opleidingen die Edin aanbiedt. In deze laatste groepen is vooral naslagwerk te vinden. In de functiegroepen is de tijdlijn de belangrijkste functie. Ook de agenda gebruiken we geregeld. Voor kwartaalbijeenkomsten en borrels bijvoorbeeld. Het is handig dat medewerkers zich hierin direct aan- of af kunnen melden. Grappig is dat mensen dit in het begin deden door een reactie te posten in plaats van op aan- of afwezig te klikken. Je moet ze echt opvoeden😉”.
Plannen DentalPlek voor de komende tijd
“Na een half jaar zien collega’s DentalPlek echt als hét communicatiemiddel voor onze organisatie. Ze weten dat als ze niet kijken ze de kans hebben iets te missen. Wel is er nog winst te behalen in de manier van deelnemen. Er zijn nog veel medewerkers die alleen lezen, liken en af en toe op een bericht reageren, maar die niet zelf iets plaatsen. Daardoor is het platform nog teveel van een aantal mensen en we willen natuurlijk dat het van iedereen is. Als medewerkers en docenten met ideeën komen of een algemene vraag hebben, zeggen mijn collega Simone en ik steeds ‘plaats het maar op DentalPlek’. Het moet een automatisme worden, maar dat kost tijd.”
“Ook gaan we de komende tijd aan slag met het aanmaken van informatiepagina’s. Tot nu toe hebben we alleen gewerkt met documenten. Team onderwijs maakt educatiemateriaal voor de verschillende opleidingen. Deze kunnen we in de informatiepagina’s, per opleiding, uploaden tot een mooi en overzichtelijk naslagwerk.”
“Als ik opnieuw een communicatie- (en documentatie) systeem zou mogen aanschaffen, zou ik zeker weer voor DentalPlek kiezen. De communicatie binnen Edin is een stuk verbeterd, wat positief is voor de betrokkenheid. Ook is het duidelijk waar je de laatste versie van documenten kunt vinden. Ik beveel DentalPlek dan ook zeker aan. Wel moeten organisaties zich bewust zijn van wat ze aanschaffen. Het is een heel mooi medium, maar wil je medewerkers betrekken en betrokken houden, dan moet je er mensen verantwoordelijk voor maken die zelf het goede voorbeeld geven en hun collega’s blijven (bij)sturen.”
Ontwikkeling Edin
Ynske: “Dr. Jack Plooij is 25 jaar geleden gestart met Edin. In zijn opleiding tot tandarts miste hij een docent die het werk goed voordeed. Het onderwijs was erg gebaseerd op theorie. Je kunt erover blijven klagen, maar je kunt er ook iets aan doen, dacht Plooij. Zo gezegd zo gedaan: Edin Educational en Dental Institute was geboren. Vanuit zijn praktijkervaring leek het Plooij handig een aantal taken van tandartsen aan assistenten uit te besteden. Dat kan natuurlijk niet zonder goede training. Samen met een aantal enthousiaste studenten van de ACTA is Jack Plooij toen gestart met trainingen voor assistenten; ook vandaag de dag nog de corebusiness van Edin.”
“In 2004 heeft Anne-Peter van Riet Edin van Jack Plooij overgenomen. Plooij heeft met de start van Edin een gat in de markt opgevuld, maar het ontbrak hem aan tijd om het door te ontwikkelen. Anne-Peter ging deze uitdaging graag aan en met resultaat! We werken inmiddels met ongeveer 35 docenten en ongeveer 12 man op kantoor.”
