Het verbeteren van medewerkersbetrokkenheid met behulp van Artificial Intelligence (AI)

AI in de mondzorg 

Het verbeteren van medewerkersbetrokkenheid

In de mondzorg is het essentieel om de aandacht niet alleen te richten op patiëntenzorg, maar ook op het welzijn en de betrokkenheid van je personeel. Een stabiel en tevreden team is immers belangrijk voor het goed functioneren van een praktijk. MedicPlek en MediQflow hebben zich gericht op het meten en verbeteren van medewerkersbetrokkenheid en ontwikkelde een AI gestuurde benchmarking tool hiervoor. Hoe werkt dit en wat zijn de voordelen voor mondzorgpraktijken? Guus Vreeswijk, oprichter en eigenaar van MedicPlek legt het uit.

Opkomst AI

De opkomst van Artificial Intelligence of kunstmatige intelligentie (AI) is één van de meest significante technologische ontwikkelingen van de afgelopen decennia. AI vindt zijn weg al in vrijwel elk aspect van ons leven, van de manier waarop we communiceren en informatie consumeren tot hoe we winkelen en ons verplaatsen. In de gezondheidszorg transformeert AI de sector door processen efficiënter te maken, diagnoses te verfijnen en gepersonaliseerde zorgpaden mogelijk te maken.

Toepassing binnen de mondzorg

In de mondzorg staan praktijken vaak voor de uitdaging om een stabiel en tevreden team te onderhouden. Het is hard werken en de verwachtingen van patiënten zijn hoog. Praktijken moeten ervoor zorgen dat hun teamleden zich gewaardeerd en ondersteund voelen. Als personeel vertrekt, kost dat tijd en geld om nieuwe mensen te vinden en in te werken. Dit kan ook invloed hebben op de zorg die we leveren. Dus is het belangrijk om een goede sfeer op de werkvloer te hebben en dat iedereen zicht betrokken voelt. Door echt te luisteren naar wat medewerkers nodig hebben en samen te werken aan verbeteringen, kan een praktijk een fijne werkplek zijn met weinig verloop. En dat is precies waar een tool met AI kan helpen.

De rol van AI voor HR

Of je nu werkt als HR-manager binnen een grote zorgorganisatie of een eigen praktijk hebt zonder een vaste HR-medewerker, AI kan op een makkelijke en snelle manier een onschatbare bron van inzicht geven in medewerkerstevredenheid, betrokkenheid en welzijn. Door het gebruik van AI worden gegevens niet alleen snel en efficiënt geanalyseerd, maar worden er ook patronen en trends blootgelegd die voor het menselijk oog verborgen zouden blijven. Dit leidt tot scherpere inzichten en stelt een HR-afdeling in staat om proactief te handelen, de medewerkerstevredenheid te verhogen en de organisatie als geheel te versterken.

"Door gebruik van AI worden patronen en trends blootgelegd die voor het menselijk oog verborgen zouden blijven"

Hoe werkt het?

Door middel van een AI gestuurde tool kun je conversaties hebben met jouw medewerkers. Deze conversaties zijn essentieel voor het onbevooroordeeld verzamelen van waardevolle feedback. Vervolgens wordt de data door AI geanalyseerd, wat diepe inzichten verschaft in patronen, prioriteiten en feedback van het personeel. Deze informatie wordt omgezet in geclusterde rapportages, die inzicht geven in de sterke punten van de praktijk en de gebieden die verbetering behoeven. Na een half jaar komt er een nieuwe ronde en wordt er voortgeborduurd op de eerder ingegeven data van de medewerker. Hierdoor is ook goed te ontdekken of er in het afgelopen half jaar, daadwerkelijk stappen zijn gezet richting het verbeteren van de betrokkenheid in de praktijk. Dit geeft vele male rijkere informatie dan ieder jaar hetzelfde formulier, met dezelfde vragen te hanteren.
De praktijken profiteren verder van benchmarking om hun prestaties te vergelijken met regionale en landelijke data. Zo kunnen ze niet alleen intern verbeteren, maar ook zien waar ze staan in een groter landschap. Belangrijk is dat de anonimiteit van de individuele medewerkers gewaarborgd blijft, wat zorgt voor een veilige omgeving voor open feedback.

“Belangrijk is dat de anonimiteit van de individuele medewerkers gewaarborgd blijft”

Implementatie in de dagelijkse werkzaamheden

Eén van de belangrijkste vragen die mondzorgpraktijken hebben over nieuwe tools is hoe gemakkelijk deze te implementeren zijn in hun dagelijkse werkzaamheden. Huidige tools die gebruik maken van AI worden zo ontwikkeld dat gebruiksgemak voorop staat. Systemen werken intuïtief en vaak is er geen extra training nodig om deze nieuwe tools te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat we minder lang bezig zijn met bepaalde taken of processen wat resulteert in tijd en geld besparing.  

Voordelen voor de praktijk

Het gebruik van een AI gestuurde benchmarking tool biedt tal van voordelen voor tandheelkundige praktijken, waaronder:
•    Verbeterde medewerkerstevredenheid en betrokkenheid
•    Hogere kwaliteit van patiëntenzorg door gemotiveerde medewerkers
•    Duidelijk zicht op verbeterpunten binnen de praktijk.
•    Minder ziekteverzuim en personeelsverloop
•    Mogelijkheid om te benchmarken tegenover landelijke gegevens
•    Creëren van een open feedbackcultuur dankzij gewaarborgde anonimiteit.

Getest binnen de tandheelkunde

Er zijn al verschillende mondzorgpraktijken, waarbij positieve resultaten zijn behaald met het gebruik van AI om de medewerkerstevredenheid te verbeteren. Deze praktijken rapporteren dat ze nu beter snappen wat er aan de hand is op de werkvloer.
Door de geanalyseerde feedback zijn er verdiepende en open gesprekken gevoerd waar het team echt wat aan had. Zo konden de praktijken samen de sfeer en de dagelijkse werkzaamheden verbeteren. Deze resultaten onderstrepen de effectiviteit en relevantie van een AI gestuurde tool.

Tips and Tricks voor praktijken om met AI te werken

•    Start met een open houding: Sta open voor wat de AI je gaat vertellen over je praktijk. Het kan je verrassen!
•    Betrek het hele team: Laat iedereen meedoen aan de gesprekken met de AI. Hoe meer inzichten, hoe beter.
•    Wees klaar voor verandering: De feedback die je krijgt, kan leiden tot veranderingen. Wees klaar om aanpassingen te doen die het werk leuker maken.
•    Neem de tijd: Ga niet te snel. Neem de tijd om alle informatie goed door te nemen en te begrijpen wat het onderzoek je vertelt.
•    Privacy is belangrijk: Zorg ervoor dat iedereen weet dat hun antwoorden anoniem zijn. Zo krijg je de meest eerlijke feedback.
•    Gebruik de data: Laat de verzamelde informatie niet zomaar liggen. Gebruik het om je praktijk te verbeteren.
•    Regelmatige check-ins: Gebruik AI niet eenmalig, maar maak het een regelmatig deel van je praktijk om continu te blijven verbeteren.
•    Communiceer duidelijk: Vertel je team wat je met de resultaten gaat doen. Dit zorgt voor vertrouwen en betrokkenheid.

Hoe uit te proberen?

De komst van AI maakt het werk in de zorg vooral een stuk efficiënter. En het mooie is, we staan nog maar aan het begin; AI gaat ons in de toekomst nog veel meer helpen. Ben je ook geïnteresseerd in de mogelijkheden voor jouw praktijk? Kijk dan HIER
De benchmarking tool biedt een gestructureerde methode aan om de betrokkenheid van jouw medewerkers te meten en te verbeteren. De tool omvat verschillende stappen:
1.    Slimme Gesprekken: Deze gesprekken zijn gericht op het onbevooroordeeld, verzamelen van feedback over verschillende aspecten van de werkomgeving.
Tweemaal per jaar kunnen praktijken deze gesprekken met hun medewerkers voeren via een gemakkelijke chat functie.
2.    Analyse door AI: De verzamelde gespreksdata wordt geanalyseerd door geavanceerde AI-algoritmen. Deze analyse identificeert patronen, prioriteiten en feedback van medewerkers.
3.    Rapportage: De resultaten van de analyses worden gerapporteerd in de vorm van geclusterde informatie, zoals medewerkerspersona's en succesfactoren die goed gaan of verbetering behoeven.
4.    Benchmarking: Praktijken kunnen hun prestaties vergelijken met landelijke en regionale gegevens. Hierdoor krijg je inzicht in hoe de praktijk presteert en kunnen verbeteringen worden geïdentificeerd.  
5.    Anonimiteit van individuele data: De individuele data van medewerkers blijft anoniem, waardoor een veilige omgeving wordt gecreëerd voor open feedback.
6.    Adviesgesprekken: Indien nodig kunnen praktijken adviesgesprekken voeren met specialisten van MedicPlek op basis van de resultaten van de benchmarking.

Guus Vreeswijk, oprichter en eigenaar van Medicplek

MedicPlek artikel in PM Magazine - april 2024 - lees hier het originele artikel: https://issuu.com/dbp2/docs/pmmagazine_08_2024/40