Wat is een sociaal intranet?

Interne communicatie is binnen iedere organisatie belangrijk, in de zorg is dat niet anders. Een sociaal intranet speelt een sleutelrol, zeker als het gaat om het delen van kennis en het betrekken en verbinden van medewerkers. Maar wat is een sociaal intranet precies? En hoe zet je dit in binnen jouw zorgorganisatie?

• Wat is een sociaal intranet?
• Wat is het verschil tussen een traditioneel en sociaal intranet?
• Wat zijn de voordelen van een sociaal intranet voor zorgorganisaties?
• Wat zijn de belangrijkste functies van een sociaal intranet?
• In de praktijk bij...

Wat is een sociaal intranet?

Een sociaal intranet is een digitale werkplek waar medewerkers met elkaar communiceren en samenwerken. Het is een interactief platform dat traditionele intranetfuncties combineert met interactieve en dynamische social media elementen die de meeste mensen vandaag de dag gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan Facebook, LinkedIn en Instagram.

Het hoofddoel van een sociaal intranet is om de interactie binnen de organisatie, tussen afdelingen en medewerkers te bevorderen. Het verbindt iedereen op één centrale plek. Binnen een sociaal intranet staat de informatiebehoefte van de medewerker centraal en ondersteunt hem of haar bij de dagelijkse werkzaamheden.

De nieuwste generatie sociaal intranet is meer dan een interactief platform voor interne communicatie. Hierbij wordt er ook gekeken naar het verbeteren van de medewerkerservaring en bevat deze ook tools voor het onboarden van (nieuwe) medewerkers en tools om inzicht te krijgen wat er speelt binnen de organisatie.
Zo wordt het intranet een management tool waar interne communicatie, HR en leidinggevenden actief samenwerken aan het verbeteren van de productiviteit van de organisatie.

Wat is het verschil tussen een traditioneel en sociaal intranet?

Er zijn verschillende soorten intranet, het traditionele en sociale intranet.
Het traditionele intranet  is een ‘klassiek’ intranet en werkt vrij eenvoudig. Je logt in op een beveiligde werkomgeving en daar vind je documenten, beleidsregels of andere belangrijke bestanden, kom je bij je werkmail en vind je hier nieuwsupdates en berichten.

Een traditioneel intranet wordt meestal beheert door één afdeling en de communicatie is vaak to-down. Hierdoor blijft er (te) weinig ruimte over voor twee-weg communicatie. Medewerkers worden niet gestimuleerd om op een toegankelijke manier te communiceren, informatie te delen, support te uiten of hun mening te delen. Er wordt naast het intranet vaak nog met aparte software of apps gewerkt om met elkaar te communiceren.

Een sociaal intranet is gemaakt om de samenwerking tussen afdelingen of medewerkers te vergemakkelijken. Het draait juist om interactie, waarbij iedereen in de organisatie berichten, vragen, updates, foto’s of video’s kan plaatsen. Het is een intranet met sociale media functies zoals chat, persoonlijke tijdlijn, smoelenboek, groepen, nieuwsfeed, etc.

Sociale intranet maakt het voor medewerkers eenvoudig om in groepen samen te werken en kennis te delen, wat bijdraagt aan minder informatieoverload en efficiëntere communicatie. De interactie maakt het intranet levendig en het zorgt er voor dat medewerkers het met plezier gaan gebruiken.

Een sociaal intranet is geschikt voor zowel grote als kleine zorgorganisaties en helpt medewerkers verbonden te blijven, ongeacht hun locatie. 

Voorbeeld tandartspraktijk: Vooral parttime medewerkers worden op werkdagen geconfronteerd met de uitdaging om te achterhalen via welk communicatiekanaal ze nog informatie moeten bij lezen of ontvangen. Dit leidt tot frustratie, miscommunicatie of dubbel werk. Als collega’s niet op de hoogte zijn van belangrijke zaken of overdrachten, kan het de efficiëntie  op de vloer en kwaliteit van zorg belemmeren. Met een goed sociaal intranet (zoals MedicPlek) kun je erop vertrouwen dat een medewerker niets mist. Wat levert dit op? Minder uitloop van behandelingen en managers die zich kunnen focussen op andere werkzaamheden i.p.v. opvangen van communicatieproblemen.

Wat zijn de voordelen van een sociaal intranet voor zorgorganisaties?

In de zorg verandert alles snel, het is dus superbelangrijk dat alle medewerkers altijd weten wat er speelt en toegang hebben tot de nieuwste informatie en hulpmiddelen. Een goed werkend sociaal intranet kan hierbij helpen. Het zorgt ervoor dat iedereen makkelijk met elkaar kan praten en samenwerken. Zo weet iedereen altijd wat er aan de hand is en voelt iedereen zich belangrijk en gehoord. Dit resulteert in een betere samenwerking, hogere productiviteit en dus uiteindelijk meer winstgevendheid.

Voordelen voor zorgorganisaties:

1. Één centrale plek: Dankzij een sociale intranet heb je maar één omgeving nodig in plaats van verschillende kanalen en systemen, waardoor een overload en wirwar aan informatie wordt voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan e-mail, posters, memo’s, nieuwsbrieven en WhatsAppgroepen. Een sociaal intranet helpt om de informatiestromen te verminderen en biedt nieuwe manieren om kennis te delen: gecentraliseerd, laagdrempelig en interactief.
2. Kennisdeling: Een sociaal intranet maakt het makkelijker voor medewerkers om hun kennis en vaardigheden met elkaar te delen, wat zorgt voor een betere samenwerking en meer efficiëntie op de werkvloer.
3. Groepssamenwerking: In groepen kun je gemakkelijker samen aan projecten werken, ideeën uitwisselen en samen tot nieuwe inzichten komen. In een gedeeld platform, kan tegelijkertijd aan projecten en documenten gewerkt worden wat co-creatie stimuleert en het uitwisselen van ideeën. Zo deel je eenvoudig kennis, informatie en documenten met een bepaalde groep collega’s en werk je altijd in het laatste document.
4. Persoonlijk: Elke medewerker kan zijn of haar digitale omgeving aanpassen aan persoonlijke voorkeuren. Hierdoor kies je zelf welke informatie je wilt volgen of welke juist niet relevant is en waar je dus wel of geen update van wilt ontvangen. Dit zorgt voor een op maat gemaakte werkervaring.
5. Bereikbaarheid: Daarnaast is het sociaal intranet altijd binnen handbereik, of je nu achter je bureau zit, geen toegang hebt tot een desktop computer of onderweg bent, dankzij de toegankelijkheid op verschillende apparaten zoals computers, smartphones en tablets.
6. Gebruiksvriendelijkheid: Een goed sociaal intranet is eenvoudig en intuïtief in gebruik. Het platform is verder makkelijk te gebruiken door een duidelijke lay-out en een eenvoudige navigatie.
7. Slim zoeken en vinden: Het zoeken naar specifieke informatie of documenten wordt een fluitje van een cent dankzij een geavanceerde zoekfunctie. Deze slimme zoekfunctie brengt je direct bij wat je zoekt en is essentieel voor een goed social intranet. Medewerkers kunnen met één zoekopdracht alle pagina’s, documenten of groepen snel doorzoeken voor de juiste informatie. Zo heb je in een handomdraai de bestanden gevonden waar je anders lang naar op zoek zou zijn geweest. 
8. Slimme koppelingen: Een sociaal intranet biedt de mogelijkheid om naadloos slimme koppelingen te maken naar andere systemen en applicaties. Grote kans dat jouw zorgorganisatie namelijk met verschillende bedrijfsapplicaties werkt. Denk aan de salarisadministratie tot roosterplanning en urenregistratie.  Een social intranet is het knooppunt dat al deze systemen met elkaar verbindt. Zo hebben medewerkers direct vanuit het sociaal intranet toegang tot alle applicaties die zij nodig kunnen hebben tijdens hun werkdag. Dit alles draagt bij aan een gestroomlijnde werkomgeving.
9. Productief: Bij een sociaal intranet ben je minder tijd kwijt aan het zoeken van berichten en documentatie en ben je sneller en beter op de hoogte van nieuws en updates binnen de organisatie. Hierdoor blijft er meer tijd over om behandelingen in te plannen wat ervoor zorgt dat medewerkers productiever worden. Een goed ingericht sociaal intranet verbeterd de productiviteit bij medewerkers met 10%.
10. Kostenbesparend: Doordat een goed ingericht sociaal intranet zorgt voor meer productiviteit bij de medewerkers, verdien je de kosten vaak dubbel en dwars terug en maak je uiteindelijk winst op je investering. 
11. Veiligheid en privacy: Een goed sociaal intranet is afgeschermd van de buitenwereld. Door goede beveiliging zijn organisatie- en persoonsgegevens veilig.

Voorbeeld tandartspraktijk: Overdracht tussen parttimers is lastig. In een tandartspraktijk zijn collega’s vaak aan specifieke behandelkamers of tandartsen gekoppeld. Door gebruik te maken van MedicPlek kunnen betrokkenen gemakkelijk op de hoogte worden gebracht van bijvoorbeeld een behandelkamer via specifieke groepen. Dit verbetert de communicatie en zorgt voor een soepelere overdracht tussen parttimers, wat de efficiëntie van de praktijk bevordert (voor zaken die geld opleveren in plaats van irritatie en hoofdpijn).

Dashboard MedicPlek

Wat zijn de belangrijkste functies van een sociaal intranet?

We hebben de belangrijkste functionaliteiten van een goed sociaal intranet voor je op een rijtje gezet.

1. Dashboard: Dit is de startpagina van het sociale intranet. Hier zie je het laatste nieuws, berichtjes van groepen die je volgt, belangrijke mededelingen, verjaardagen en wat er op de kalender staat. Je ziet meteen wat er allemaal gebeurt in het bedrijf.
2. Groepen: Op het sociale intranet kun je in groepen werken en dingen delen met collega’s. Je kunt samenwerken, nieuwtjes plaatsen, bestanden delen, discussies starten of leuk vinden wat anderen zeggen. Je ziet alle groepen op één plek, en je kunt zelf ook nieuwe (tijdelijke) groepen beginnen.
3. Meldingen: Je krijgt speciale berichtjes (notificaties) als er iets belangrijks is of als iemand reageert op wat jij hebt geplaatst. Zo mis je niks. Dit kun je instellen, precies zoals jij dat prettig vindt.
4. Single sign-on: Je wilt niet steeds opnieuw inloggen. Met ‘single sign-on’ log je één keer in en blijf je overal ingelogd in verschillende gekoppelde applicaties aan het sociale intranet. Dit maakt het gebruik veel makkelijker en gebruiksvriendelijker.
5. Nieuws: Alle belangrijke nieuwtjes van het bedrijf vind je terug in een speciale nieuwssectie. Zo weet je altijd wat er speelt en kun je reageren of laten zien dat je iets leuk vindt.
6. Vacatures: Je kunt ook vacatures vinden op het intranet. Zo zie je welke banen er zijn binnen en soms buiten het bedrijf. Als je geïnteresseerd bent, kun je makkelijk solliciteren.
7. Collega’s: Wil je weten wie er allemaal werken bij het bedrijf? Kijk dan in het ‘smoelenboek’. Hier staan foto’s en info van iedereen. Je kunt ook je eigen profiel aanvullen met informatie over jezelf.
8. Kalender: Kijk in de kalender om te zien welke evenementen en activiteiten er zijn. Zo weet je altijd wat er te doen is. Deze synchroniseer je eventueel gemakkelijk met je persoonlijke agenda.
9. Mededelingen & polls: Je kunt belangrijke dingen delen met specifieke collega’s of juist iedereen. Daarnaast kun je gemakkelijk vragen wat collega’s van iets vinden met een peiling.
10. Kanalen: Gebruik verschillende kanalen om updates over projecten, belangrijke mededelingen of nieuwtjes met je team te delen. Dit helpt om alles georganiseerd te houden.

Voorbeeld huisartsenpraktijk: Administratieve medewerkers en mensen aan de receptie draaien niet direct omzet voor een huisartsenpraktijk. Toch zorgt MedicPlek er wel voor dat er meer omzet gedraaid wordt. Als administratieve collega’s beter kunnen time managen, minder tijd kwijt zijn aan zoeken, omslachtig communiceren, etc. Hebben ze bijv. een kwartiertje per dag extra tijd over om patiënten op te bellen die afspraken hebben geannuleerd.

In de praktijk: De kracht van een sociaal intranet

Zorgorganisaties maken om verschillende redenen gebruik van een sociaal intranet. Lees hier wat klanten van MedicPlek Sociaal intranet vinden:

Bij HMCC werken veel medewerkers vanuit verschillende locaties in Nederland en thuis. HMCC had hierdoor de behoefte om haar medewerkers meer met elkaar te verbinden en de onderlinge betrokkenheid en transparantie te vergroten.
Mede door MedicPlek sociaal intranet is er onderling goede communicatie en samenwerking. Naast Sociaal intranet werkt HMCC ook met de betrokkenheidsmodule van MedicPlek voor het onboarden van (nieuwe) medewerkers.  

Mondzorg Garderen is een grote mondzorgpraktijk veel personeel en behandelkamers. Net als bij veel andere mondzorgpraktijken werkt ook Mondzorg Garderen met veel parttime medewerkers en was het belangrijk om informatie goed en veilig bij de juiste medewerkers te krijgen. Mondzorg Garderen werkt nu meerdere jaren naar tevredenheid met het sociaal intranet van MedicPlek.